Écrire un e-mail en anglais - Tous les Conseils et Astuces

Écrire un email est devenu aujourd’hui une chose quotidienne pour beaucoup d’entre nous. C’est en effet le moyen privilégié pour communiquer avec des collègues au travail ou même avec ta famille. Eh oui, sortir une feuille de papier et prendre son plus beau stylo pour écrire une lettre manuscrite est maintenant chose presque révolue ! Il y a bien sûr des éternels amoureux de la lettre et c’est une bonne chose ! Mais ce n’est pas l’heure du débat e-mail vs lettre ! Aujourd’hui nous allons nous atteler au point suivant : comment rédiger un e-mail en anglais. Si cela te semble anodin ça ne l’est pas tant que ça : bien écrire un e-mail peut être une chose précieuse lorsque tu travailles dans une grande société internationale, mais pas seulement ! Voici donc quelques règles à suivre… Afin d’écrire un mail en anglais correct (et c’est aussi le cas en français) Pense à soigner la forme mais aussi le fond. Pour les non-anglophones ce qui pose souvent le plus de souci ce sont les formulations « toutes faites » comme « cordialement », « bien à vous », etc, en français et donc trouver leurs équivalents en anglais. Nous allons donc voir ensemble les différentes manières de débuter un mail et de le finir selon le destinataire. En effet, Pense à cibler ton destinataire : est-ce un collègue ? Un ami ? Ton patron ? Selon le destinataire les formules différeront forcément : d’un mail formelle nous passerons à un mail amicale.

Les formules de salutation dans un email en anglais

Commençons donc tout bonnement avec plusieurs formules dites de salutation. Comme dit auparavant celle ci dépend de la relation que tu entretiens avec le destinataire. Si ton mail s’adresse à une personne inconnue, on utilisera l’expression « To whom it may concern » littéralement « A qui cela concerne » mais que l’on pourrait plutôt rapproché de notre « Madame, Monsieur » en français. C’est l’expression parfaite quand tu envoies par exemple un mail pour répondre à une demande d’offre d’emploi et que tu ne sais pas si la personne en charge du recrutement est un homme ou une femme. D’ailleurs en parlant d’emploi, il est donc important de savoir écrire un mail en anglais si tu postules à l’étranger mais aussi de faire un cv avec les « normes » anglophones. Je te conseille donc d’aller voir notre article sur comment faire un cv en anglais si tu as des doutes sur ton CV ! Si tu t’adresses à ton patron ou que tes relations avec tes collègues sont plutôt formelles on utilisera l’expression « Dear » suivi du nom de famille. Ex : Dear Mr Williams Ex : Dear Mrs Williams Si tu connais seulement le sexe de ton interlocuteur mais pas son nom, il te faudra utiliser l’expression « Dear Sir » ou « Dear Madam ». Si tu entretiens une relation un peu plus informelle avec un collègue que tu connais depuis un certain temps, tu peux alors utiliser un « Dear » suivi du prénom de ton collègue ou même un « Hello Charles » (= Bonjour Charles) est tout à fait convenable si tu as déjà eu plusieurs contacts. Si tu écris à un ami, il n’y a plus de « Dear Sir » (= Cher Monsieur) qui tienne mais un « Hi John » (=Salut John) sera parfait. De toute manière si tu as des doutes sur le « degré » de familiarité que tu peux utiliser, il te suffit de regarder comment ton destinataire t’écrit et tu auras la réponse à tes doutes ! Sachez que dans les pays anglophones, utiliser le prénom est chose assez courante et ce même si tu ne connais pas depuis longtemps ton interlocuteur.

Le corps du e-mail en anglais

Une fois la bonne formule de salutation choisie il te faut donc expliquer la raison qui te pousse à écrire. On oublie pas de renseigner l’objet de ton mail. Comme en français, l’objet doit être précis et concis. Ton destinataire reçoit certainement plusieurs dizaines de mail et un mail sans objet est plus susceptible de passer à la trappe ! Ex : Reply to the teaching job = Réponse à un poste d’enseignant Ex : Asking for an appointment = Demande de rendez-vous En ce qui concerne les pièces jointes, tu peux le faire savoir dans l’objet de ton email en ajoutant « 2 files attached » (= 2 pièces jointes) par exemple. Bien souvent ce que tu écriras dans l’objet de ton email est repris au début de ton mail afin de spécifier de nouveau la raison de ton mail. Tu peux alors selon ta demande utiliser les phrases types suivantes : Si c’est pour une prise de contact : I am a musician and I would like to meet you in order to discuss… = Je suis un musicien et j’aimerais vous rencontrer afin de discuter… Une demande de renseignements : I have some questions to ask you about your new product = J’ai quelques questions concernant votre nouveau produit I would like to inquire about… = J’aimerai vous poser quelques questions sur… Si tu réponds à un email qu’on t’a envoyé on n’oublie pas, par politesse, de remercier ton interlocuteur. Un simple « Thank you for your email » suffira. Si tu envoies un email à un ami pour prendre des nouvelles : How are things ?, What’s up ? (=Quoi de neuf?), I hope that you are well (= J’espère que tu vas bien), etc… Si ton email contient plusieurs points, il est important d’aérer ton email pour éviter l’effet « paquet » pas forcément très agréable à lire pour ton destinataire. Et encore mieux, afin que ton destinataire identifie clairement les différents points que tu abordes dans ton email n’hésite pas à utiliser les petits mots tels que : « First, second, third » ou « To begin with, then, finally »…

Les formules de fin

ça y est tu arrives à la fin de ton e-mail, plutôt satisfait de toi ! Parfait, tu as été concis, clair… tout ce qu’il faut mais il reste une dernière étape afin d’envoyer un e-mail parfait !;) Il faut conclure de façon polie bien entendu en utilisant des formules de politesses mais aussi si l’objet de ton mail est une réponse à une offre d’emploi il faut utiliser des expressions qui inviteront ton interlocuteur à te recontacter. Voici quelques formules qui permettent d’ouvrir la voie à une réponse : I will contact you later = Je vous contacterai plus tard If you would like further details, please contact me/let me know= Si vous souhaitez plus de détails, je vous en prie contactez moi Des formules plus familières : I am looking forward to = J’ai hâte de… Speak to you soon = On se parle bientôt Comme cela était le cas avec les formules de salutations, les formules de politesse en fin d’ e-mail dépendent de la relation que tu entretiens avec ton destinataire. Si la personne t’est inconnue : Dear Mr … Yours sincerely = Cher Monsieur… je vous prie d’agréer l’assurance de mes sentiments les meilleurs Dear Mr … Yours faithfully = Cher Monsieur… je vous prie d’agréer l’expression de ma considération distinguée Eh oui l’anglais est quand même beaucoup, beaucoup plus concis tu l’auras remarqué !:) Si c’est un collègue, patron et que tu as une relation formelle avec eux : Kind regards, = Bien cordialement Best regards, Best, Et attention surtout pas de « cordially » qui ne veut absolument pas dire « cordialement » ! Un collègue avec qui tu as de bons rapports : Thank you Best wishes (familier) Un ami : Take care = prend soin de toi Love and kisses = grosses bises Love = Amitiés give our love to Charles = embrasse Charles pour nous XOXO = Bisous (c’est du langage de djeun’s !;) ) Eh voilà, ton email est fin prêt mais on fini bien entendu par une dernière lecture avant de cliquer sur « envoyer » une faute de frappe ou d’orthographe serait tout de même malvenue après tous tes efforts !

Comment rédiger un bon objet de mail (subject line)

L’objet de ton mail, c’est la première chose que ton destinataire voit. C’est lui qui décide si ton email sera ouvert tout de suite, plus tard… ou jamais. On va voir comment rédiger un objet efficace en anglais professionnel.

Les 5 règles d’or

1. Court : moins de 50 caractères. Sur mobile, tout ce qui dépasse est coupé. Va droit au but.
2. Spécifique. “Question” ne dit rien. “Question about the March report” dit tout.
3. Orienté action. Indique ce que tu attends : une réponse, une validation, une info. Ton destinataire sait immédiatement ce qu’on lui demande.
4. Pas de MAJUSCULES. Écrire en majuscules donne l’impression de crier. “URGENT REQUEST” fait fuir, “Urgent: budget approval needed” fait agir.
5. Évite les spam words. Des mots comme “Free”, “Act now”, “Limited offer” envoient ton mail direct dans les spams. Même en contexte pro, certains filtres sont sensibles.

10 exemples d’objets professionnels

Un bon objet, c’est comme un bon titre d’article : il donne envie de lire la suite sans en dire trop.

La signature email professionnelle

Ta signature, c’est ta carte de visite numérique. En anglais professionnel, on reste sobre et efficace. Voici le format standard :

Best regards,

Enrico Claude
IT Manager | eClaud IT
Phone: +33 6 58 56 53 79
Email: [email protected]
www.eclaudit.info

Ce qu’on met dans une signature pro

• Ton nom complet — prénom et nom
• Ton titre / poste — “IT Manager”, “Sales Director”, “Project Coordinator”
• Le nom de ton entreprise
• Ton numéro de téléphone — avec l’indicatif international si tu travailles à l’étranger
• Ton adresse email
• Le site web de ton entreprise (optionnel mais apprécié)

Ce qu’on évite

• Les citations inspirantes (“Life is what happens when you’re busy making plans”). Ça fait amateur.
• Les GIFs animés. Jamais. Même si tu les trouves drôles.
• Les logos trop gros qui alourdissent le mail.
• Trop de liens vers tes réseaux sociaux. LinkedIn suffit en contexte pro.

La règle : si ta signature prend plus de place que ton message, c’est qu’elle est trop longue.

3 templates d’emails professionnels supplémentaires

On a vu plus haut comment rédiger un email de prise de contact, de demande de renseignement et de réponse à un email. Voici trois autres modèles que tu pourras réutiliser dans ton quotidien professionnel.

Template 4 : Faire une réclamation polie

Subject: Concern regarding order #5678

Dear Mr. Thompson,

I am writing to express my concern regarding order #5678, placed on February 28.

The delivery was scheduled for March 7, but as of today, I have not yet received the items. I have checked the tracking information, and it appears the package has not left your warehouse.

Could you please look into this matter and provide an update at your earliest convenience? I would appreciate a resolution within the next few business days.

Thank you for your attention to this matter.

Kind regards, Sophie Martin

Les phrases à retenir :

• I am writing to express my concern regarding… = Je vous écris pour vous faire part de mon inquiétude concernant…
• Could you please look into this matter? = Pourriez-vous examiner cette question ?
• I would appreciate a resolution within… = Je souhaiterais une résolution d’ici…
• Thank you for your attention to this matter. = Merci de l’attention portée à ce sujet.

Template 5 : Inviter à une réunion

Subject: Meeting request: Project timeline review

Dear Team,

I would like to schedule a meeting to discuss the updated timeline for the Alpha project.

Could we meet on Thursday, March 20, at 2:00 PM (CET)? The meeting should last approximately 45 minutes. I have booked Conference Room B, but I can also set up a video call for remote colleagues.

Please let me know if this time works for you. If not, I am happy to find an alternative slot.

Best regards, Marc Dupont

Les phrases à retenir :

• I would like to schedule a meeting to discuss… = Je souhaiterais organiser une réunion pour discuter de…
• Could we meet on…? = Pourrions-nous nous retrouver le… ?
• The meeting should last approximately… = La réunion devrait durer environ…
• Please let me know if this time works for you. = Merci de me dire si ce créneau vous convient.

Template 6 : Remercier après un entretien

Subject: Thank you for your time today

Dear Ms. Johnson,

Thank you for taking the time to meet with me today regarding the Product Manager position. I truly enjoyed our conversation about the company’s growth strategy and the challenges ahead.

Our discussion reinforced my enthusiasm for the role. I am confident that my experience in agile project management and cross-functional team leadership would be a strong fit for your team.

I look forward to hearing from you. Please do not hesitate to reach out if you need any additional information.

Best regards, Julie Renard

Les phrases à retenir :

• Thank you for taking the time to meet with me… = Merci d’avoir pris le temps de me rencontrer…
• Our discussion reinforced my enthusiasm for the role. = Notre échange a renforcé mon enthousiasme pour le poste.
• I am confident that my experience in… would be a strong fit. = Je suis convaincu(e) que mon expérience en… serait un atout.
• I look forward to hearing from you. = J’attends ton retour avec impatience.

Pour aller plus loin

• Anglais professionnel — toutes nos ressources sur ce thème
• La lettre de motivation en anglais
• Comment faire un CV en anglais ?
• Comment réussir son entretien en anglais ?
• Comment écrire une lettre en anglais ?
• Formules de politesses en anglais - Comment

Ce que tu retiens

Écrire un e-mail en anglais, c’est avant tout une question de formules. Voici les points clés :

• Adapte le ton au destinataire : formel (Dear Sir), semi-formel (Dear + prénom) ou amical (Hi + prénom)
• L’objet du mail est capital : court, spécifique, orienté action
• Les formules de fin dépendent du contexte : Yours sincerely (formel), Kind regards (pro), Take care (amical)
• Pas de “cordially” en anglais — ça ne veut pas dire “cordialement”
• Relis-toi avant d’envoyer : une faute dans un e-mail pro peut coûter cher
• Ta signature doit être sobre : nom, poste, téléphone, email, c’est suffisant