Écrire un e-mail en anglais - Tous les Conseils et Astuces

Écrire un email est devenu aujourd’hui une chose quotidienne pour beaucoup d’entre nous. C’est en effet le moyen privilégié pour communiquer avec des collègues au travail ou même avec ta famille.

Eh oui, sortir une feuille de papier et prendre son plus beau stylo pour écrire une lettre manuscrite est maintenant chose presque révolue ! Il y a bien sûr des éternels amoureux de la lettre, et c’est une bonne chose. Mais ce n’est pas l’heure du débat e-mail contre lettre !

Aujourd’hui, nous allons nous atteler au point suivant : comment rédiger un e-mail en anglais. Si cela te semble anodin, ça ne l’est pas tant que ça. Bien écrire un e-mail peut être une chose précieuse lorsque tu travailles dans une grande société internationale, mais pas seulement !

Afin d’écrire un mail en anglais correct, pense à soigner la forme, mais aussi le fond. Pour les non-anglophones, ce qui pose souvent le plus de souci, ce sont les formulations « toutes faites » comme « cordialement » ou « bien à vous », et donc leurs équivalents en anglais.

Nous allons voir ensemble les différentes manières de débuter et de finir un mail selon la personne à qui tu écris. Un collègue, un ami ou ton patron ne recevront pas forcément le même message. Le British Council fait d’ailleurs la même distinction entre les e-mails formels et informels.

Les formules de salutation dans un email en anglais

Commençons donc tout bonnement avec plusieurs formules de salutation. Comme dit auparavant, elles dépendent de la relation que tu entretiens avec la personne qui va lire ton message.

Si tu connais son nom et que le contexte est formel, tu peux utiliser Dear suivi du nom :

Dear Mr Williams,

Cher Monsieur Williams,

Pour une femme, n’utilise pas automatiquement Mrs. Si tu connais le titre qu’elle préfère, utilise-le. Sinon, le nom complet permet d’éviter une supposition : Dear Alex Patel.

Avec un collègue que tu connais déjà, un Dear suivi du prénom ou un simple Hello Charles convient très bien. Hi John sera parfait pour un ami et passe aussi dans beaucoup d’échanges professionnels détendus.

To whom it may concern signifie plutôt « à qui de droit ». Cette formule peut convenir à une attestation ou à un document dont tu ne connais pas le lecteur final, mais elle est souvent trop impersonnelle pour une candidature. Cherche d’abord le nom du recruteur ou utilise Dear Hiring Manager.

D’ailleurs, si tu postules à l’étranger, savoir écrire ton message d’accompagnement ne suffit pas : ton CV doit aussi respecter les habitudes anglophones.

Si tu as un doute sur le degré de familiarité à employer, regarde comment ton interlocuteur t’écrit. Tu auras souvent la réponse sous les yeux ! Dans les pays anglophones, utiliser le prénom est assez courant, même lorsque les personnes ne se connaissent pas depuis très longtemps.

Le corps de l’e-mail en anglais

Une fois la bonne formule de salutation choisie, il te faut expliquer la raison qui te pousse à écrire. N’oublie pas l’objet du mail : il doit être précis et concis. Une personne qui reçoit plusieurs dizaines de messages par jour doit comprendre le sujet en un coup d’œil.

Au lieu de traduire mot à mot « demande de rendez-vous », tu peux écrire par exemple :

• Meeting request: Project update = Demande de réunion : point sur le projet
• Application for the English Teacher position = Candidature au poste de professeur d’anglais
• Question about invoice #1234 = Question concernant la facture n° 1234

En ce qui concerne les pièces jointes, indique-les surtout dans le corps du message. I’ve attached the report sonne naturel et direct. Please find attached the report est également correct, mais un peu plus conventionnel.

Bien souvent, ce que tu écris dans l’objet est repris au début du mail afin d’en préciser la raison. Selon ta demande, tu peux utiliser les phrases suivantes.

Pour une prise de contact :

I am a musician and I would like to meet you to discuss a possible collaboration.

Je suis musicien et j’aimerais vous rencontrer afin de discuter d’une éventuelle collaboration.

Pour demander des renseignements :

I have a few questions about your new product.

J’ai quelques questions concernant votre nouveau produit.

I would like to enquire about your delivery times.

J’aimerais me renseigner sur vos délais de livraison.

Pour répondre à un email :

Thank you for your email.

Merci pour votre message.

Pour envoyer une pièce jointe :

I’ve attached the signed contract. Could you review it before Thursday?

J’ai joint le contrat signé. Pourriez-vous le relire avant jeudi ?

Si tu écris à un ami pour prendre de ses nouvelles, le ton change complètement : How are things?, What’s up? ou I hope you’re well passent très bien. What’s up? est en revanche beaucoup trop familier pour un client que tu ne connais pas.

Enfin, si ton email contient plusieurs points, aère-le. Un paragraphe par idée évite l’effet « paquet » et permet à ton destinataire de voir rapidement ce que tu attends. Tu peux aussi utiliser First, Then et Finally, ou une courte liste si tu poses plusieurs questions.

Les formules de fin

Ça y est, tu arrives à la fin de ton e-mail, plutôt satisfait de toi ! Tu as été concis, clair… tout ce qu’il faut. Il reste une dernière étape avant de cliquer sur « envoyer » : terminer de façon polie et, si nécessaire, inviter ton interlocuteur à te répondre.

Voici quelques formules qui permettent d’ouvrir la voie à une réponse :

• Please let me know if you need any further information. = N’hésitez pas à me contacter si vous avez besoin d’autres informations.
• Could you let me know by Friday? = Pourriez-vous me répondre d’ici vendredi ?
• I look forward to hearing from you. = Dans l’attente de votre retour.
• Speak to you soon. = On se parle bientôt. Cette formule est plus familière.

Attention à look forward to. Après to, on met ici un nom ou un verbe en -ing :

• Correct : I look forward to hearing from you.
• Correct : I look forward to your reply.
• Incorrect : I look forward to hear from you.

Comme pour les salutations, la formule de fin dépend de la relation que tu entretiens avec ton destinataire.

En anglais britannique, si tu commences par Dear Mr Williams, termine par Yours sincerely. Si tu commences par Dear Sir or Madam, termine par Yours faithfully. Aux États-Unis, Yours faithfully est rare : Sincerely ou Best regards sonnent plus naturels.

Eh oui, l’anglais est quand même beaucoup, beaucoup plus concis que le français, tu l’auras remarqué !

Et qu’en est-il de cordially ? Le mot existe bien et peut terminer une lettre de façon formelle et polie, comme le montre le Cambridge Dictionary. Mais dans un e-mail professionnel courant, Kind regards ou Best regards traduisent plus naturellement notre « Cordialement ».

Eh voilà, ton email est presque prêt. Fais tout de même une dernière lecture avant de cliquer sur « envoyer ». Une faute dans le nom, une date erronée ou une pièce jointe oubliée ferait mauvais effet après tous tes efforts !

Comment rédiger un bon objet de mail (subject line)

L’objet de ton mail, c’est la première chose que ton destinataire voit. C’est lui qui décide si ton email sera ouvert tout de suite, plus tard… ou jamais. Voyons donc comment rédiger un objet efficace en anglais professionnel.

Les 5 règles d’or

1. Fais court. Sur mobile, les objets trop longs sont coupés. Place l’information utile au début.
2. Sois précis. Question ne dit rien. Question about the March report dit tout.
3. Indique l’action attendue. Une réponse, une validation ou un document à signer doivent être faciles à comprendre.
4. Évite les MAJUSCULES. Écrire tout un objet en majuscules donne l’impression de crier.
5. Évite les tournures trop publicitaires. Free, Act now ou Limited offer inspirent rarement confiance dans un message professionnel.

10 exemples d’objets professionnels

Un bon objet, c’est comme un bon titre d’article : il donne envie de lire la suite sans tout raconter.

La signature email professionnelle

Ta signature, c’est ta carte de visite numérique. En anglais professionnel, on reste sobre et efficace. Voici un exemple :

Best regards,

Maya Laurent
Project Manager | Northstar Studio
Phone: +33 1 23 45 67 89
Email: [email protected]

Ce qu’on met dans une signature pro

• Ton nom complet : prénom et nom
• Ton poste : Project Manager, Sales Director, IT Manager…
• Le nom de ton entreprise
• Ton numéro de téléphone si la personne peut avoir besoin de t’appeler
• Ton adresse email si la signature de ton entreprise l’exige
• Le site web de l’entreprise si c’est utile

Ce qu’on évite

• Les citations inspirantes qui prennent plus de place que le message.
• Les GIFs animés dans un échange professionnel formel.
• Les logos trop gros qui alourdissent le mail.
• Une longue série de liens vers tous tes réseaux sociaux.

La règle est simple : si ta signature prend plus de place que ton message, c’est qu’elle est trop longue.

3 modèles d’emails professionnels supplémentaires

On a vu plus haut comment rédiger un email de prise de contact, de demande de renseignements et de réponse. Voici trois autres modèles que tu pourras réutiliser dans ton quotidien professionnel.

Modèle 1 : Faire une réclamation polie

Subject: Concern regarding order #5678

Dear Mr Thompson,

I am writing to express my concern regarding order #5678, placed on 28 February.

The delivery was scheduled for 7 March, but I have not yet received the items. I have checked the tracking information, and it appears that the package has not left your warehouse.

Could you please look into this matter and confirm a new delivery date? If delivery is no longer possible, please let me know how I can request a refund.

Thank you for your help.

Kind regards, Sophie Martin

Les phrases à retenir :

• I am writing to express my concern regarding… = Je vous écris pour vous faire part de mon inquiétude concernant…
• Could you please look into this matter? = Pourriez-vous examiner cette question ?
• Please let me know how I can request a refund. = Merci de m’indiquer comment demander un remboursement.

Modèle 2 : Inviter à une réunion

Subject: Meeting request: Project timeline review

Hello Team,

I would like to schedule a meeting to discuss the updated timeline for the Alpha project.

Could we meet on Thursday at 2 p.m.? The meeting should last approximately 45 minutes. I can book a meeting room or set up a video call for remote colleagues.

Please let me know if this time works for you. If not, I am happy to find another time.

Best regards, Marc Dupont

Les phrases à retenir :

• I would like to schedule a meeting to discuss… = Je souhaiterais organiser une réunion pour discuter de…
• Could we meet on…? = Pourrions-nous nous retrouver le… ?
• Please let me know if this time works for you. = Merci de me dire si ce créneau vous convient.

Modèle 3 : Remercier après un entretien

Subject: Thank you for your time today

Dear Ms Johnson,

Thank you for taking the time to meet with me today regarding the Product Manager position. I enjoyed our conversation about the company’s growth plans and the challenges ahead.

Our discussion confirmed my interest in the role. I believe my experience in agile project management would be useful to your team.

I look forward to hearing from you. Please let me know if you need any additional information.

Best regards, Julie Renard

Les phrases à retenir :

• Thank you for taking the time to meet with me… = Merci d’avoir pris le temps de me rencontrer…
• Our discussion confirmed my interest in the role. = Notre échange a confirmé mon intérêt pour le poste.
• I look forward to hearing from you. = Dans l’attente de votre retour.

Pour aller plus loin

• Anglais professionnel : toutes nos ressources sur ce thème
• La lettre de motivation en anglais
• Comment faire un CV en anglais ?
• Comment réussir son entretien en anglais ?
• Comment écrire une lettre en anglais ?
• Les formules de politesse en anglais

Après l’email, l’étape suivante est parfois la réunion. Nos expressions anglaises pour les réunions te donnent le vocabulaire pour prendre la parole avec assurance.

Ce que tu retiens

Écrire un e-mail en anglais, c’est avant tout une question de formules et de contexte. Voilà ce qu’il faut retenir :

• Adapte le ton à la personne : formel avec Dear + nom, plus détendu avec Hi + prénom.
• Soigne l’objet du mail : court et précis.
• Dis rapidement pourquoi tu écris : ton lecteur ne doit pas chercher ta demande.
• Choisis la formule de fin selon le contexte : Yours sincerely en britannique formel, Kind regards en contexte professionnel, Take care avec un proche.
• Ne traduis pas automatiquement « Cordialement » par Cordially : Kind regards ou Best regards sonnent souvent plus naturels.
• Relis-toi avant d’envoyer : vérifie les noms, les dates et les pièces jointes.